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Checkliste zur Vorbereitung einer Ausstellungsbeteiligung

Diese Liste soll Ihnen helfen, nichts aus den Augen zu verlieren. Oft sind es Kleinigkeiten, die für den reibungslosen Messeablauf sorgen und allzu oft sind diese viele Kilometer entfernt, wenn man sie dringend bräuchte. Damit Ihr Messestand funktionell und perfekt ausgestattet ist, gehen wir die Liste mit Ihnen durch - Punkt für Punkt und mit der Erfahrung, die wir bei vielen Messen und Ausstellungen gesammelt haben.
Verlassen Sie sich auf uns - Perfektion ist unsere Berufung!


I. Checkliste

  

1.

Ausstellungsbedingungen und Informationsmaterial anfordern

2.

Ausstellungsprogramm bei den beteiligten Geschäftsbereichen abfragen und koordinieren

3.

Standgröße und -lage mit Messegesellschaft festlegen

4.

Anmeldeformular der Messegesellschaft ausfüllen und Einschreibegebühr bezahlen

5.

Besprechung mit Vertrieb:
a) Ausstellungsschwerpunkte und deren Darstellung festlegen.
b) Spezifizierung der Produkte
c) Im Betrieb befindliche Produkte
d) Anschauungsmodelle

6.

Besprechung mit Messebau Edelmann:
a) Standentwurf
b) Modell, auch als 3D-Computermodell
c) Stand genehmigen lassen
d) Auftragserteilung
e) Besprechung Grafik und Schrift
f) Fotos

7.

Produkte und sonstiges Ausstellungsmaterial (Modelle, Muster, etc.) disponieren

8.

Montagepersonal anfordern und einteilen

9.

Auftragsformulare für:
a) Elektro- und Wasserinstallation
b) Fernsprechanschluß
c) Katalogeintrag
d) Arbeits- und Ausstellerausweise
e) Parkscheine
f) Versicherung
g) Standwache
ausfüllen oder an Messebau Edelmann senden

10.

Prospektmaterial disponieren, evtl. drucken lassen

11.

Werbegeschenke

12.

Anzeigen in kundenorientierten Zeitschriften

13.

Einladungen, evtl. mit Eintrittskarten, Gutscheinen, Stadtführer und -plan versenden

14.

Pressearbeit vorbereiten:
a) Pressekonferenz
b) Presseinformation
c) Fotos und Bildmaterial

15.

Auf- und Abbauermine festlegen

16.

Transportwege und -termine festlegen
a) Versandpapiere
b) Zollformulare bei Auslandsmessen
c) Standmaterial
d) Produkte
e) Displays
f) Werbe- und Pressematerial
g) Gästebedarf
h) Visa bei Auslandsmessen
i) Spediteur beauftragen

17.

Unterricht des Vertriebs:
a) Hallen- und Standnummer
b) Telefon-, Fax- und Onlineanschlüsse
c) Termine und Programme am Stand

18.

Quartierbestellung

19.

Bestellung von Veranstaltungskarten am Messeplatz

20.

Fahrkarten oder Flugtickets bestellen, Fahrzeuge und Fahrer disponieren

21.

Personal einteilen:
a) verantwortlicher Standleiter
b) Information, Präsentation
c) Dolmetscher
d) Hostessen
e) Telefon-, Fax- und Onlinebedienung, Kommunikation
f) Küchenpersonal
g) Techniker, Ersatzteile
h) Springer im Notfall oder bei Krankheit

22.

Unterlagen für Standbetrieb:
a) Kartei der angemeldeten Besucher
b) Internes Telefonverzeichnis bzw. e-Mail Verzeichnis
c) Übersichtsplan für ausgestellte Anlagen
d) Anwesenheitsliste
e) Besucher- und Auftragsblöcke
f) Namensschilder für Standbesatzung
g) Visitenkarten im Vorrat

23.

Information der Standbesatzung:
a) Schulung(en)
b) Info-Mappen mit sämtlichen Unterlagen
c) Einweisung des Standpersonals auf dem Stand

24.

Material für Standbetrieb:
a) Büromaterial
b) Leihmöbel
c) Projektoren, Musik
d) Kücheneinrichtung
e) Geschirr
f) Catering
g) Blumenschmuck

25.

Hilfspersonal für Aufbau des Ausstellungsmaterials, Gabelstapler, Packer bestellen

26.

Leergutlagerung disponieren

27.

Standfotograf bestellen, Übernacht-Abzüge für Presse bestellen

28.

Bargeld für Standkasse

29.

Standauf- und -abbau vorbereiten:
a) Termin
b) Antransport
c) Montage- und Hilfspersonal
d) Gabelstapler, Kran
e) Rücktransport, Einlagerungen (evtl. durch Messebau Edelmann)
f) Spediteur beauftragen

30.

Endabrechnung


II. Was brauchen wir am Stand?

  

1.

Büromaterial:
Ablagekorb, Aktendeckel, Bleistifte, Briefbögen, Büroklammern, Filzschreiber, Klebstoff, Kugelschreiber, Kasse, Kalender, Locher, Maßband, Notizblock, Ordner, Quittungsblock, Landkarte, Lineal, Reißnägel, Scheren, Schnur, Stempel mit -kissen, Stadtplan, Tesafilm, Umschläge

2.

Möbel - liefert Messebau Edelmann:
Theken, Stühle, Hocker, Tische, Garderoben, Vitrinen, Teppiche, Vorhänge, Heizlüfter, Wandschmuck, Schränke, Schreibmaschinen-, Computer-, Druckertisch, Aschenbecher, Prospektständer und -halter, Regale

3.

Küche:
Gläser, Tassen, Teller, Besteck, Kaffee und -filter, Tee, Zucker, Milch, Mineralwasser, Cola, Fruchtsäfte, Bier, Wein, Spirituosen, Knabbermischung, Salzstangen, Gebäck, Trittleiter, Apotheke, Schmerzmittel, Eimer, Mülltonne, Spiegel, Besen, Schaufel, div. Haken, Tischtuch, Reinigungsmittel, Staub-, Hand- und Geschirrtücher, Büchsenöffner, Blumenvasen, Flaschenöffner, Zündhölzer, Korkenzieher, Tablet, Plastikschüssel, Töpfe, Servietten, Kleenex, Flick- und Putzzeug

4.

Geräte - liefert Messebau Edelmann:
Spüle, Spülmaschine, Boiler, Kühlschrank, Tiefkühlbox, Zapfanlage, Kaffeemaschine, Teekocher, Wasserkocher, Kochplatten, Kopiergerät, Lichtanlagen, Spezialleuchten, Audio- und Videoanlage, Projektoren